Die beiden angehenden Medienkauffrauen Carolin Lambrecht und Sina Warnecke haben in diesem Jahr eine digitale Neujahrsfeier für alle Auszubildenden der MADSACK Mediengruppe aus dem Raum Hannover veranstaltet. Carolin und Sina berichten in diesem Beitrag von ihren neuen Erfahrungen als Eventplanerinnen.
„First things first“: die Planung
Zu Beginn mussten wir eine für das gesamte Event sehr wichtige Entscheidung treffen: Soll es eine Präsenz- oder Digital-Veranstaltung werden? Damit alle sorglos feiern können, entschieden wir uns schnell für ein digitales Format – die Gesundheit aller Teilnehmenden sollte natürlich immer im Vordergrund stehen. Als diese Frage geklärt war, ging es um die inhaltliche Gestaltung. Aktuell gibt es so viele digitale Events und Termine, dass wir die Neujahrsfeier möglichst abwechslungsreich und spannend gestalten wollten.
Schließlich kam uns die Idee, einen Online-Krimi durchzuführen, in dem die Teilnehmenden einen Mordfall aufdecken müssen. Nachdem wir mit mehreren Veranstaltern gesprochen hatten, konnten wir uns schlussendlich auf einen einigen, der uns beide mit seinen Ideen überzeugte.
Als wir das “Was?” geklärt hatten, ging es um das “Wie?”, also die konkrete Planung: Wann soll das Ganze stattfinden? Wie viele Gäste laden wir ein? Und am wichtigsten: Wie viel Budget haben wir zur Verfügung? Nach einem Meeting mit Ausbildungsleiterin Alina Herter entstand außerdem die Idee, zusammen mit den Einladungen kleine “Care-Pakete” an alle Gäste zu verschicken, um schonmal ein wenig Neugier auf unser Event zu wecken.
Vorbereitung ist alles!
Die Neujahrsfeier haben wir neben unserer regulären Arbeit organisiert. Nach ein paar Telefonaten mit dem Veranstalter stand das Programm fest und der Vertrag konnte unterschrieben werden.
Anschließend haben wir die Einladungen geschrieben und diese an alle Gäste versendet. Im nächsten Schritt kümmerten wir uns um die Care-Pakete: einkaufen, verpacken, verschicken – ein ganz schöner Aufwand. Der sich allerdings gelohnt hat, denn die Pakete kamen super an. Damit am Tag des Events auch die Technik – in unserem Fall: Teams – reibungslos funktioniert haben wir außerdem ein paar Testläufe durchgeführt.
Und es kann losgehen …
Am Abend des 21. Januar starteten wir endlich die Veranstaltung. Nach einer kurzen Begrüßung stieg auch schon unser Moderator ein. Thema des Krimis: Mord im Orientexpress, frei nach dem Roman von Agatha Christie. Für all diejenigen, die mit dem Titel noch nichts anfangen können: Ein Fernzug fährt quer durch Europa von Paris nach Konstantinopel. Doch die Reise erschüttert ein schreckliches Verbrechen. In einem der Wagons wird die Leiche eines reichen Geschäftsmannes entdeckt.
Nachdem der Moderator allen Teilnehmenden die App, über die das ganze Spiel gesteuert wird, und den Ablauf erklärt hatte, ging es dann auch schon los und alle Gäste wurden in Break-out-Räume eingeteilt. Dort angekommen, durfte sich jede Gruppe einen eigenen Teamnamen überlegen und diesen in der App eintragen. Danach begannen die Ermittlungen; Täterprofile wurden erstellt und Tatobjekte analysiert. Während sich die Gruppen Videos von Zeugen und Beteiligten angehört haben, wurden sie zwischendurch mit kleinen Aufgaben konfrontiert, um extra Punkte zu sammeln. Des Weiteren mussten die Teams mit Hilfe einer Bilderkennungstechnologie Objekte scannen, um Aufzeichnungen freizuschalten. Nach etwa zwei Stunden konnten alle den Mord aufdecken und es wurde ein Gewinnerteam gekürt.
Fazit aller Beteiligten: Jederzeit wieder eine Fahrt mit dem digitalen „Orient-Express“!